Todo sobre Excel: Dudas, Fórmulas, Macros, Cursos, Tutoriales…

Que es Excel, bajo este conjunto de palabras hemos bautizado este sitio web, el cual pretende ser un medio para divulgar y explicar el uso y las ventajas de la potente hoja de cálculo electrónica Excel, así como difundir ejemplos y aplicaciones que nos facilitan nuestra vida laboral y diaria.

¿Qué es Excel?

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.

Excel es una hoja de cálculo electrónica desarrollado por Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global, hoy en día el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo Excel.

Ventajas de Excel

La principal ventaja del programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas Excel para  el diseño y cálculo de estructuras civiles, gestión y control de la contabilidad de una empresa, gestión y control de los stocks de un almacén, diseños de modelos matemáticos, gestión de bases de datos, generación de presupuestos, planificación de proyectos, etc…. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Excel.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.

Ventajas de las hojas de cálculo

La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras celdas.

Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de recalcular las diferentes hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo.

Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente fiable.

 

Tablas dinámicas en Excel

Es muy sencillo hacer tablas dinámicas en Excel, ya que en sus versiones más recientes permite llenar los datos aún más rápido. El primer paso es seleccionar las celdas con la información principal ya colocada, y luego seleccionar la opción de Insertar, ubicada arriba.

Allí escogeremos la opción de Tabla dinámica, y allí se abrirá un cuadro con las opciones para escoger dónde ubicar la tabla. Cuando se escoja la ubicación, se debe seleccionar qué campos específicos de la tabla anterior se desean colocar en la nueva tabla.

Cuando los mismos se escogen, el sistema irá colocando cada uno de los campos con todos los datos que el mismo contiene. El siguiente paso es arrastrar en las opciones a la izquierda los campos según se quiera que vayan apareciendo en la tabla.

Esto ayuda a que no sea necesario colocar varias veces la misma información en cada hoja de cálculo, permitiendo una mejor flexibilidad. Las tablas dinámicas en Excel son una de las herramientas primordiales para todos.

excel

 

¿Cómo restar en Excel?

Es posible restar en Excel, y el sistema permite hacer este procedimiento de dos formas, utilizando un orden de factores y fórmulas. La primera opción es colocando los datos dentro de una celda, y la otra es con una fórmula de dos celdas diferentes.

La primera opción debe realizarse en una celda, colocando primero el signo de igual, seguido con todos los datos que se restarán. Hay que recordar que se debe colocar el signo de resta, para que el programa sea capaz de procesar la operación eficientemente.

También está la opción de hacer una resta con datos que se encuentran en unas celdas separadas, usando una fórmula muy sencilla. Se coloca también el signo de igual, seguido con la operación de resta usando la ubicación de las celdas, no sus datos.

Luego de hacer cada opción, se le da a la tecla de Enter, para que el sistema reciba la orden de restar. Como se explica, restar en Excel es muy fácil y de forma rápida.

 

Principales fórmulas de Excel

Hay una serie de principales fórmulas de Excel, que son necesarias para cualquier persona que utilice el programa de una forma constante. La más fácil es la fórmula para sumar o restar, donde se coloca el igual, seguido de las palabras SUMA o RESTA.

Luego se coloca entre paréntesis las columnas o filas de la operación a realizar, donde debe haber unos dos puntos entre ellas. Se da a Enter, y el sistema realizará el cálculo respectivo, dando el resultado de la operación según como se haya formulado.

Para la multiplicación, se coloca el signo de igual, seguido con las ubicaciones de las celdas, usando el asterisco como signo multiplicador. En la división, se suplanta el signo de asterisco, por el signo de barra inclinada, entre los valores de celdas a calcular.

Otra de las principales fórmulas de Excel es la del promedio aritmético, que es igual a la fórmula de sumar o restar. Sólo se suplanta estas palabras por la palabra PROMEDIO, seguida de las celdas.

restar en excel

Desproteger en Excel

En muchas ocasiones, las personas necesitan desproteger en Excel, ya que reciben documentos que tienen datos bloqueados para evitar la posible modificación. Para desbloquear una hoja de cálculo, se debe seleccionar la opción de Revisar, y luego la de Desproteger hoja, para poder desbloquearla.

En algunos casos el sistema pedirá una contraseña, la cual se debe colocar para que pueda lograr modificarse la hoja de cálculo. Otra forma es seleccionar toda la hoja, y en Inicio, seleccionar la opción de opciones emergentes, y escoger la pestaña de Proteger.

Se procede a quitar la selección de Bloqueada, y luego dar en Aceptar, lo que desbloqueará todas las celdas de la hoja. Las opciones también se pueden utilizar para en lugar de desproteger en Excel, se bloquee la opción de modificación de las hojas.

Es preciso utilizar una contraseña que sea fácil de recordar, para evitar problemas futuros al querer modificar el documento por cualquier motivo. Todo esto sirve para proteger los datos importantes de este tipo de documentos.

 

Redondear en Excel

Hay distintas formas de redondear en Excel, empezando con la selección de las celdas donde se quiere aplicar el formato de redondeo. Luego en la pestaña Inicio, se escogen en el grupo Número, las opciones de Aumentar o Disminuir decimales, según sea necesario aplicar.

También se puede utilizar la fórmula de REDONDEAR.MAS, colocando antes el igual y luego el número a redondear dentro de un paréntesis. Éste debe estar acompañado con un punto y coma, seguido de la cantidad de decimales a redondear, el cero señala que ninguno.

Es el mismo procedimiento con la fórmula de REDONDEAR.MENOS, sólo que redondea disminuyendo en lugar de aumentar el número que se redondea. También se puede utilizar la fórmula simple de REDONDEAR, para reducir la cantidad de decimales que se quiere mostrar del número establecido.

Estas son las principales opciones para redondear en Excel, ya que hay muchas más para fracciones y otros cálculos mucho más complejos. Son herramientas muy útiles y fáciles de usar para agilizar cualquier procedimiento matemático.

Cronograma de Excel

El primer paso para hacer un cronograma de Excel es ir a la opción de buscar que está en la derecha, arriba. Allí se busca la plantilla de Planificador de Proyectos de Gantt, que es funcional para hacer cronogramas de actividades en el Excel.

Se selecciona la plantilla, y se comienza a agregar las tareas en la columna con el Nombre de la tarea o Actividad. Allí se va colocando la lista de todas las tareas que se tienen que desarrollar en el período de tiempo a organizar.

Por debajo del título de Planificador de Proyectos, se debe colocar el tiempo total de todas las tareas o el proyecto organizado. Se tiene que especificar bien el lapso completo en números, para que el diagrama pueda distribuirlo correctamente sin ningún tipo de problema.

Hay que asegurarse de que todos los tiempos coincidan, tanto en el momento de Inicio como en el final y el total. Con un cronograma de Excel se pueden organizar las tareas con excelente rapidez.

Desplegable en Excel

Para comenzar a hacer un desplegable en Excel, se seleccionan todas las celdas que tendrán la opción disponible de la lista desplegable. Luego se selecciona la opción de Datos, procediendo a escoger la opción de Validación de datos, para comenzar a ingresar la información.

Se tiene que escoger en Criterios por dos opciones disponibles, una lista a partir de un intervalo o una lista con elementos. En el intervalo se eligen las celdas para la lista, y en la de elementos se dan los datos, separados por comas.

Los mismos no deben tener espacios, y posteriormente las celdas tendrán una flecha hacia abajo que indica la lista desplegable que contiene. Se puede quitar, quitando la selección de Mostrar botón en la celda para desplegar la lista, para que no sea una molestia.

Una lista desplegable en Excel permite reducir el espacio para la información que es relevante en una categoría de la hoja trabajada. Es una excelente opción para poder minimizar la carga visual de un documento.

 

Salto de línea en Excel

A muchas personas les cuesta escribir en las celdas de documentos porque no saben cómo hacer un salto de línea en Excel. Resulta que la solución no es tan complicada, ya que se trata de un comando en el teclado que permite realizarlo fácilmente.

Cuando se está escribiendo dentro de una celda y se necesita hacer un párrafo adicional en la misma, sólo se presiona Alt+Enter. Esto permite hacer un salto de línea dentro de la celda, sin la molestia de saltar a otra al momento de escribir.

Es una solución muy práctica y sencilla, que muchas veces el no saberla nos frustra, pensando que era algo de tipo imposible. Hay muchos comandos útiles para poder trabajar con Excel, los cuales están disponibles en muchas páginas web de consulta sobre este programa.

El salto de línea en Excel permite usar menos celdas al momento de vaciar una información que sea algo extensa de leer. Excel es un programa demasiado útil y necesario en muchos aspectos de vida.

¿Cómo hacer una tabla en Excel?

Es muy fácil hacer una tabla en Excel, ya que esta es una de las funciones principales del programa para su uso. Se puede hacer la tabla de forma manual, colocando sólo los datos relevantes de la información que se quiere plasmar, sin problemas.

Por otro lado, está la opción de darle un formato de tabla a la información que hemos vaciado anteriormente en las celdas. Para esto, primero se debe seleccionar una de las celdas que contiene a información para la tabla que se va a escoger.

Después, en la pestaña de Inicio, se escoge la opción de Dar formato como tabla, donde se desplegará una lista de opciones. Se escoge la que más agrade y allí aparecerá un cuadro con opciones de formato, donde está el rango específico de celdas.

Cuando esto está asegurado, se selecciona Aceptar, y el programa le dará el formato de tabla a las celdas de la información. Hacer una tabla en Excel es algo muy rápido y sencillo de lograr.

Cálculo de impuesto de sucesiones en Excel

Es posible hacer el cálculo de impuesto de sucesiones en Excel, que es lo mismo que establecer los cálculos de una herencia. Es una de las tantas posibilidades que nos ofrece este programa para poder hacer un documento con las diversas herramientas que posee.

Utilizan principalmente las fórmulas de =SI o =SUMAR.SI, que son unas condicionales según los datos que se apliquen en el respectivo documento. Se van sumando los montos de dinero a las personas que recibirán la herencia, dependiendo de cómo se desarrollen las distintas situaciones.

Hay plantillas en Excel que permiten distribuir mejor este tipo de gestiones, como el conocido modelo 660, por los gestores y tramitadores. Con él se puede distribuir mejor la herencia según lo requerido por el cliente hacia las personas interesadas en el tema establecido.

El cálculo de impuesto de sucesiones en Excel es una gran ventaja, gracias a todas las ayudas matemáticas que el programa ofrece. Cuando se necesite usarlo, es la mejor opción que se tiene a mano.

Dividir celdas en Excel

No hay tanta complicación cuando se quiere lograr dividir celdas en Excel, ya que se trata de conocer las opciones del programa. Es algo que permite tener una mejor distribución de la información en la hoja de cálculo y también en el documento completo.

Se comienza haciendo clic en una celda o en todas las celdas que se quieren dividir dentro de la hoja de cálculo. En la opción de Herramientas de tabla, se escoge la ficha de Diseño y luego el grupo de las opciones de Combinar.

Luego se procede a escoger la opción de Dividir celdas, posteriormente escribiendo la cantidad completa de filas y columnas que se quieren. Así se podrá dividir celdas en Excel con mucha rapidez, y sin hacer tanto procedimiento dentro del documento y sin complicarse mucho.

Excel está lleno de numerosas funciones que facilitan cualquier tipo de trabajos que requieren del programa y las herramientas que ofrece claramente. Hay que aprovechar bien el dividir celdas en Excel para cualquier propósito específico.

Restar fechas en Excel

Restar fechas en Excel es una de las opciones comunes que usan con frecuencia las personas que redactan facturas en el programa. Se puede hacer esta estrategia, utilizando las herramientas que tiene el programa y que lo hacen más fácil y sencillo de usar.

Un ejemplo de esto en las facturas es establecer la fecha de vencimiento en la primera columna, con todas las fechas establecidas. En la columna B se procede a colocar la cantidad de días que se van a restar, de forma negativa o positiva.

Luego, en la columna C se coloca la fórmula que hace el cálculo de las celdas que se quieren sumar o restar. Así dará la diferencia de días, colocando la fecha final en la celda respectiva donde se colocó cada una de las fórmulas.

El restar fechas en Excel es una opción para personas que trabajan con actividades de límite de tiempo y con fechas exactas. Sin embargo, puede también servir para planes y proyectos que tengan una fecha.

Media ponderada en Excel

Es posible hacer un cálculo de media ponderada en Excel, ya que el programa es capaz de procesar las fórmulas con exactitud. La media ponderada es la suma de todos los valores, multiplicado por sus pesos y dividido con la suma de sus pesos.

Básicamente se trata del cálculo de todos los datos, considerando la importancia de los mismos para el resultado final de la fórmula. Se hace mucho en áreas de trabajo académico, donde hay evaluaciones con distinto peso e importancia en la nota final a entregar.

La fórmula de SUMARPRODUCTO es la indicada para hacer el procedimiento, usando los valores de la tabla para calcularlos correctamente y rápido. Se tiene que distribuir la suma y la división de buena forma, para que el sistema pueda hacer el cálculo por completo.

Es una buena opción cuando se tienen que considerar valores de relevancia en cualquier registro de datos para cualquier actividad u oficio. La media ponderada en Excel es una excelente herramienta disponible y con utilidad.

Calendario en Excel

Es posible hacer un calendario en Excel, ya que el programa ofrece muchas plantillas que facilitan esta opción para su uso completo. Sin embargo, hay momentos donde el programa no contiene plantillas o se pueden buscar en línea unas más opciones importantes y variadas.

Para esto se debe escoger la opción de Archivo, luego escogiendo la opción de Nuevo, que están dentro del programa de Excel. Allí se escoge la opción disponible de Buscar plantillas en línea, escribiendo luego la palabra calendario, y luego la opción de buscar.

Entre las opciones de plantillas disponibles, se debe seleccionar la opción que más se prefiera para el calendario que se quiere obtener. Luego se debe cerrar toda la búsqueda, y procediendo a utilizar la plantilla para el calendario, aprovechando esta herramienta que es excelente.

El personal de Microsoft siempre está disponible para todas las solicitudes de ayuda de las personas y las dudas respectivas que tengan. Un calendario en Excel está mejor distribuido y puede tener un mejor diseño.

Cambiar puntos por comas en Excel

Cambiar puntos por comas en Excel es uno de los mejores trucos para agilizar los trabajos que se hacen en este programa. Se trata de un comando del teclado que permite cambiar estos caracteres, sin tener que pasar por cada uno de forma manual.

El comando específico es CTRL+B, que abre un cuadro de configuración dentro de programa, para todo el texto que se ha escrito. Allí seleccionaremos los signos de puntuación que cambiaremos, luego dándole a la opción de reemplazar todos, para que el programa lo cambie.

Se podrá notar que, efectivamente, se ha hecho el cambio, lo que ayuda a ahorrarse un montón de tiempo valioso de trabajo. Es una de las estrategias más rápidas que existen, sobre todo para momentos de cálculos con decimales y de los cambios de cifras.

La opción de cambiar puntos por comas en Excel se considera algo muy útil, por la gran complejidad de espacios en él. Un consejo es utilizarlo todo el tiempo para los diferentes signos de puntuación.

Concatenar en Excel

El concatenar en Excel permite que se puedan unir varias cantidades de texto en una sola celda, reduciendo la cantidad de espacio. Se usa mucho cuando se está trabajando con bases de datos que tienen mucha información y deben relacionarse o resumirse con facilidad.

La función que permite hacer este procedimiento es el CONCATENAR, permitiendo así unir tanto letras como números de una forma bastante fácil. Con esta función se une un elemento buscado con unos elementos adicionales, que son el texto obligatorio para agregar en la unión.

Para utilizar la función, los números no deben colocarse entre comillas, sólo las palabras que se van a colocar en el texto. También se debe ubicar los espacios entre comillas cuando se trata de un texto más completo, para que las palabras tengan separaciones.

Es muy fácil concatenar en Excel, ya que se trata de usar correctamente una de las típicas fórmulas que contiene el sistema. Con todas ellas, Excel puede ser la mejor herramienta de Office para todos.

Mostrar columnas ocultas en Excel

Para mostrar columnas ocultas en Excel, primero se tiene que escoger la opción disponible de Seleccionar todo en la hoja de cálculo. Esta opción está ubicada en la parte izquierda de la primera columna, luego escogiendo la opción de Inicio, posteriormente en grupo Celdas.

Se selecciona Formato, luego escogiendo mostrar filas en la opción de Ocultar o mostrar, para después seleccionar mostrar columnas en la hoja. También se puede escoger una cantidad de filas y columnas específicas, no todas, y que se hace con una selección más específica.

Con el clic derecho también se puede acceder a la opción de mostrar, sin necesidad de ubicarse en las opciones de arriba. Así se tiene una accesibilidad más rápida a este tipo de funciones que son importantes y que permiten mayor comodidad al trabajar.

Por lo tanto, mostrar columnas ocultas en Excel no es algo tan complicado de hacer, todo está en la técnica de selección. Es muy sencillo.