Administrar la contabilidad con Excel en un bar

Excel es un programa que, si sabes usarlo correctamente, puede ofrecerte muchísimos beneficios. Hoy en día existen múltiples softwares y programas informáticos dirigidos a gestionar la contabilidad de un negocio, pero son complicados y costosos.

Excel destaca en parte por su: facilidad, amplia variedad de funciones y compatibilidad ante las principales demandas y exigencias contables (como facturación, registro y análisis). De hecho, permite crear hojas de cálculos complejas, aunque sencillas de manejar, siempre que sepas cómo usar sus funciones.

Si tienes un bar, y estás pensando en llevar la contabilidad con esta gran herramienta, te invito a que nos acompañes. La contabilidad de una empresa o negocio es vital para el crecimiento de la misma. En esta publicación te enseñaremos cómo administrar la contabilidad con Excel en un bar de forma sencilla.  

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Antes de enseñarte a gestionar tu bar con Excel, retrocedamos un poco y conozcamos las nociones básicas del programa. Se trata de una herramienta desarrollada y distribuida por la empresa Microsoft (que también posee otros programas como Word y Power Point) que versa su funcionamiento en hojas de cálculo.

como administrar un bar en excel

Una hoja de cálculo es un documento donde se pueden introducir datos, matemáticos y estadísticos, a través de celdas que obedecen a una serie de fórmulas. Por ejemplo, si quieres sumar dos números, utilizas el signo (+) y seleccionas las celdas.

Además de sumar, Excel permite: dividir, multiplicar, restar y crear tablas alfanuméricas. Todo de forma sencilla, escalable (permite operar con resúmenes grandes), adaptado a diversos tipos de necesidades profesionales (como contabilidad) y hasta con opciones de importar y exportar archivos.

Administrar la contabilidad con Excel en un bar

Bien, ahora que sabemos qué es Excel y cuáles son las posibilidades que nos permite, es momento de hablar sobre cómo administrar la contabilidad de un negocio, como un bar, desde la herramienta de cálculo. Porque sí, es posible y sencillo.

Desde Excel puedes: recopilar y enumerar las transacciones que se realizan diariamente en un bar (como las ventas de los diversos productos), actualizar inventario, crear una nómina con los trabajadores e incluso importar datos e información desde un tpv para hostelería.

Sin embargo, ¿cómo es esto? ¿Todo lo que tengo que hacer es descargar el programa? Evidentemente, no. Es algo más complicado que eso; pero te lo explicaremos.

Plantillas

Lo bueno de Excel es que se pueden manipular las hojas de cálculos para adiestrarla a nuestras necesidades. Eso los usuarios lo saben muy bien y han aprovechado las cualidades de la herramienta para crear diversas plantillas personalizadas.

Claro, puedes empezar desde cero con una hoja de cálculo, pero también aprovechar una plantilla prediseñada para gestionar la contabilidad de tu negocio. Son bastante útiles ya que cubren obligaciones como: facturación, presupuesto, inventario, ingresos y egresos del bar de forma categórica.

Si buscas bien encontrarás plantillas para los rubros de contabilidad que mencionamos, pero también otras de administración como: calendario para organizar el tiempo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, préstamos y presupuesto. También plantillas de libro de venta, libro de compra y libro de ingresos.

¿Qué contabilidad llevar en Excel?

Si te la ingenias, puedes llevar los principales rubros de contabilidad en la herramienta. Los registros de compras (que vendrían a ser los productos o ingredientes del bar), registros de las ventas (alimentar una plantilla con los ingresos), inventario (con la existencia, entadas y salidas de los productos a comerciar en el bar), cuentas por cobrar (clientes que han pedido a crédito y mantienen deuda con el negocio), sueldo (registro con las nóminas de los empleados), pagos por haciendas (todos los impuestos que debes pagar mensualmente) y finalmente balances y estados financieros que necesita tu negocio.

contabilidad en excel

Cómo administrar la contabilidad de un bar paso a paso

Si lo anterior te ha dado una idea, pero no sabes cómo plasmarla, no pasa absolutamente nada. Estamos aquí para ayudarte y facilitar la contabilidad y administración de tu negocio.

Para crear una estructura de contabilidad para un bar, sin complicarse en procedimientos fuera de tus conocimientos, te recomendamos que sigas estas instrucciones.

  • Planificación. Un error que cometen algunos gerentes o trabajadores es abocarse de una en la contabilidad y no planificar la cantidad de datos e información disponible. Antes de abrir el programa, organiza toda la información –facturas, existencia, gastos, impuesto– para facilitar la migración. Excel se tiene que adaptar a tus necesidades de contabilidad, no diferente.
  • Abrir una hoja en blanco. Cuando tengas todo ordenado, solo para traspasarlo, es momento de abrir la herramienta de cálculo. Primero te encontrarás con una hoja en blanco, repleta de celdas y un montón de configuraciones en la barra superior. Aquí tienes dos alternativas: usar plantillas o empezar desde cero armando tu propia hoja de trabajo de contabilidad.
  •  Crear grupo para las cuentas de la empresa. Las cuentas para una empresa de esta naturaleza son: activo (inmueble, mobiliarios, dinero disponible en caja y en banco, cuentas por cobrar a los clientes y el inventario); pasivo (cuentas por pagar a los proveedores, deudas y préstamos); patrimonio (capital social para laborar, acciones si es una sociedad); ingresos (entradas por ventas de productos) y egresos (principalmente gastos indirectos o directos, pago de sueldos a los trabajadores).
  • Crear grupo el reporte de ingresos. En Excel puedes tener tu propio reporte con los ingresos, que vendrían a ser las rentas y ventas, en el negocio. Este puede tener muchas formas, pero lo puedes alimentar diariamente con datos como: número de la factura, nombre de los consumidores y monto.
  • Crear grupo de gastos. Este sigue la misma filosofía del apartado mencionado anteriormente. Aquí alimentarias con la información y movimientos relacionados a los gastos del bar: impuestos, compra de mobiliarios, accesorios para el bar, mantenimiento de las instalaciones, alquiler del local, etc.
  • Crear grupo de inventario. Esto es fundamental, tener una hoja para existencias, entradas y salidas. Puedes usar una plantilla, que vas a encontrar fácilmente porque hay muchas, o bien usar las celdas e ir alimentando con códigos.

llevar la contabilidad de un bar en excel

  • Análisis e informes. Gracias a las funciones del programa puedes aprovechar el apartado de gráficas, tablas y tortas estadísticas para retroalimentar tus operaciones. Es decir analizar un sinfín de datos e información. 

 

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