¿Cómo hacer una factura en Excel?

¿Quieres saber cómo hacer una factura en Excel? Excel es uno de los programas de la suite de Microsoft Office más utilizados, siendo la mejor opción al momento de trabajar con hojas de cálculo, aunque también se pueden crear muchos otros tipos de documentos, como puede ser el caso de la facturas.

Cómo hacer una factura en Excel

Es por eso que en este artículo queremos hablarte sobre como puedes hacer las facturas que necesites usando este programa. Aunque es cierto que hay páginas en donde te enseñan como facturar en Carmel y distintas tiendas, como en esta url.

De cualquier forma, como hemos mencionado anteriormente, nuestro objetivo principal en este artículo es enseñarte cómo hacer una factura en Excel, por lo que comenzaremos con nuestra explicación.

Pasos para hacer una factura en Excel

Los pasos que tienes que seguir para poder hacer una factura en Excel son realmente sencillos, pero es normal que las personas que no tienen conocimientos sobre el programa o que estén haciendo su primera factura no sepan como hacerlo.

Así, sin más que decir por el momento, comenzaremos con los pasos que debes de seguir para poder hacer facturas para tu negocio usando Excel:

1.- Abrir la interfaz de Excel

Lo primero que debes de saber es que estos pasos pueden servir para todas las versiones de Office, ya que este proceso no ha cambiado mucho desde la versión 2013. Si tienes una versión más reciente es probable que haya algunos pequeños cambios en el texto o en el número de opciones, pero podrás seguir este tutorial sin complicaciones.

Para abrir la interfaz selecciona Archivo en la esquina superior izquierda y luego selecciona “Más plantillas” del lado derecho de las pantallas, debajo de las plantillas recomendadas que aparecen al abrir la interfaz.

2.- Buscar facturas

Una vez que te encuentres dentro de menú de plantillas del programa, lo siguiente que tendrás que hacer es buscar “Factura” en la barra buscadora que verás en el centro de la pantalla.

3.- Elegir el formato adecuado

Al realizar la búsqueda verás que aparecen una buena cantidad de resultados, ya que el programa cuenta con más de una plantilla para facturas, permitiéndote elegir aquella que se ajuste mejor a tus necesidades.

En realidad, son muchas las plantillas de facturas que hay en el programa, por lo que te recomendamos tomarte tu tiempo para analizar todas las facturas que ofrecen y así poder elegir la mejor para tu negocio.

4.- Crear la plantilla

Al encontrar el formato de factura que se ajusta a tus necesidades lo único que tendrás que hacer es hacer clic sobre él y luego seleccionar el botón “Crear” que aparece en la ventana emergente que salió al dar clic sobre el formato.

Una vez seleccionado el botón, verás como se cierra la ventana y se abre un nuevo documento de Excel con el formato que seleccionaste.

5.- Editar la información de la factura

Dependiendo del formato que hayas seleccionado la información se puede mostrar en diferentes lugares y de distintas formas.

Sin embargo, sin importar el formato, lo único que tendrás que hacer es cambiar información como “Nombre de la empresa” en el archivo. Tendrás que agregar toda la información sobre tu negocio para poder hacer una factura válida.

Por otro lado, en cuanto vayas agregando valores verás que estos se irán viendo reflejados de forma automática en la factura. Esto hace que el realizar el cambio de la información sea un proceso realmente sencillo.

Las facturas son muy claras e intuitivas, por lo que no deberías de tener problemas para editar los cambios sin importar el tipo de factura que hayas seleccionado.

Ten en cuenta que algunas facturas son más completas que otras en el sentido de que pueden tener un aspecto más profesional. Por ejemplo, algunas plantillas de facturas permiten agregar el logo y más información de la empresa, lo que es de gran ayuda para mostrar una mayor profesionalidad con los clientes.

Cambiar la información es muy sencillo y en el caso de las imágenes lo único que tienes que hacer es elegir la opción “reemplazar imagen” y luego seleccionar la imagen que deseas en el explorador de archivos de Windows.

6.- Cambiar el formato de la moneda

El siguiente paso que tendrás que hacer es el cambio de la divisa que se utiliza en la factura. Dependiendo de tu país es probable que ya tenga la divisa que usas, pero en algunas ocasiones puede no ser el caso.

Por ejemplo, si el programa tiene la divisa en euros pero tú la quieres en dólares, o viceversa, entonces tendrás que seguir estas breves indicaciones para poder hacer el cambio sin mayores complicaciones.

Lo único que tendrás que hacer es ir al grupo Número que se encuentra en la cinta de opciones en la parte superior de la pantalla y ahí simplemente tienes que elegir la divisa de tu país. Sin embargo, para que los cambios surtan efecto, tendrás que dirigirte a la celda en la que vayas a realizar el cambio y luego elegir la moneda.

Para poder cambiar los demás datos que hay en la factura (información del cliente, etc.) todo se hace desde cada una de las celdas que tienen la información. Para finalizar lo único que tienes que hacer es guardar los cambios.

7.- Dejar todo listo

Siguiendo los pasos anteriores tu factura ya debería de estar lista. Sin embargo, para que puedas tener una copia de cada una de las facturas que hagas, lo más recomendable aquí es descargar la plantilla original que usaste y guardar la nueva versión con el nombre de la copia, así como sobre las ediciones que vas haciendo.

Cada vez que hagas una nueva factura la puedes guardar con un nombre que te ayude a llevar un mejor control sobre tus facturas, como podría ser “Factura 001” y así ir aumentando el número de forma sucesiva.

Listo, ahora ya tienes toda la información que necesitas sobre cómo hacer una factura en Excel, por lo que ahora deberías de poder crear la factura para tu negocio sin mayores complicaciones.

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