Resalte las filas basadas en un valor de celda en Excel (formato condicional)

En caso de que prefiere leer instrucciones escritas, a continuación se muestra el tutorial.

El formato condicional le permite formatear una celda (o un rango de celdas) en función del valor que contiene.

Pero, a veces, en lugar de resaltar la celda, es posible que desee resaltar toda la fila (o columna) en función del valor de una celda.

Para poneros un ejemplo, después tengo un conjunto de datos donde he resaltado todas las filas donde el nombre del representante de ventas es Bob.

Resalte las filas según el valor de la celda, que es Bob

En este tutorial, te mostraré cómo resaltar filas basadas en un valor de celda mediante un formato condicional con diferentes criterios.

Clica aquí para descargar el archivo de ejemplo y continuar.

Resalte las filas según criterios de texto

Supongamos que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea resaltar todos los registros donde el nombre de representante de ventas es Bob.

Conjunto de datos que desea resaltar las filas donde el nombre es Bob

Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Seleccione el conjunto de datos (A2: F17 en este ejemplo).
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.Pestaña Inicio en la cinta Excel
  3. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.Haga clic en Formato condicional
  4. Haga clic en “Nuevas reglas”.Haga clic en Regla nueva: seleccione las filas basadas en un valor de celda en Excel (formato condicional)
  5. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.Utilice la opción de fórmula para resaltar filas según el valor de la celda
  6. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = $ C2 = “Bob”Especificar la fila Fórmula para resaltar en True
  7. Haga clic en el botón “Formato”.Haga clic en el botón Formato
  8. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color en el que desea que se resalte la fila.Color para llenar para resaltar las filas
  9. Haga clic en Aceptar.

Esto resaltará todas las filas donde el nombre del representante de ventas es “Bob”.

Se resaltan todas las filas donde el nombre es Bob

Clica aquí para descargar el archivo de ejemplo y continuar.

¿Cómo funciona?

El formato condicional comprueba cada celda la condición que hemos especificado, que es = $ C2 = “Bob”

Por lo tanto, cuando analice cada celda de la fila A2, comprobará si la celda C2 tiene el nombre de Bob o no. Si lo hace, esta célula se resalta, sino no.

Tenga en cuenta que el truco aquí es utilizar un signo de dólar ($) antes del alfabeto de columna ($ C1). Al hacerlo, hemos bloqueado la columna para que siempre sea C. Por lo tanto, incluso cuando se comprueba la fórmula de la celda A2, se comprobará C2 y, cuando se compruebe la condición A3, se comprobará C3.

Esto nos permite resaltar toda la fila mediante un formato condicional.

relacionado: Referencias absolutas, relativas y mixtas en Excel.

Resalte las filas según criterios numéricos

En el ejemplo anterior, vimos cómo buscar un nombre y resaltar toda la fila.

Podemos utilizar el mismo método para comprobar si hay valores numéricos y resaltar filas según una condición.

Supongamos que tengo los mismos datos (como se muestra a continuación) y quiero resaltar todas las filas donde la cantidad es superior a 15.

Conjunto de datos que desea resaltar las filas donde el nombre es Bob

Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Seleccione el conjunto de datos (A2: F17 en este ejemplo).
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.
  3. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en “Nuevas reglas”.
  5. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  6. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = $ D2> = 15Fórmula para resaltar todas las filas según criterios numéricos
  7. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color en el que desea que se resalte la fila.
  8. Haga clic en Aceptar.

Esto resaltará todas las filas en las que la cantidad es superior o igual a 15.

Datos resultantes en resaltar filas basadas en criterios numéricos

Del mismo modo, también podemos utilizarlo para tener criterios para la fecha.

Por ejemplo, si desea resaltar todas las filas en que la fecha es posterior al 10 de julio de 2018, puede utilizar la fórmula de fecha siguiente:

=$A2>DATE(2018,7,10)

Resalte las filas basadas en diversos criterios (I / O)

También puede utilizar varios criterios para resaltar filas mediante un formato condicional.

Por ejemplo, si desea resaltar todas las filas donde el nombre del representante de ventas es “Bob” y la cantidad es superior a 10, puede hacerlo a través de los siguientes pasos:

  1. Seleccione el conjunto de datos (A2: F17 en este ejemplo).
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.
  3. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en “Nuevas reglas”.
  5. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  6. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = AND ($ C2 = “Bob”, $ D2> 10)Fórmula para utilizar las condiciones de mutliple cuando resalte filas a Excel
  7. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color en el que desea que se resalte la fila.
  8. Haga clic en Aceptar.

En este ejemplo, sólo se resaltan aquellas filas donde se cumplen las dos condiciones (esto se hace mediante la fórmula AND).

Del mismo modo, también puede utilizar la condición OR. Por ejemplo, si desea resaltar filas donde el representante de ventas es Bob o la cantidad es superior a 15, puede utilizar la siguiente fórmula:

=OR($C2="Bob",$D2>15)

Clica aquí para descargar el archivo de ejemplo y continuar.

Resalte las filas en diferentes colores en función de diversas condiciones

A veces, es posible que desee resaltar filas en un color según la condición.

Por ejemplo, puede resaltar todas las filas en las que la cantidad es superior a 20 en verde y en el que la cantidad es superior a 15 (pero inferior a 20) en naranja.

Para ello, debe crear dos reglas de formato condicional y establecer la prioridad.

Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Seleccione el conjunto de datos (A2: F17 en este ejemplo).
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.
  3. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en “Nuevas reglas”.
  5. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  6. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = $ D2> 15
  7. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color a Naranja.
  8. Haga clic en Aceptar.
  9. En el cuadro de diálogo “Gestor de reglas de formato condicional”, haga clic en “Regla nueva”.Haga clic en Nueva regla
  10. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  11. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = $ D2> 20
  12. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color en Verde.
  13. Haga clic en Aceptar.
  14. Pulse Aplicar (o bien).

Los pasos anteriores harán que todas las filas con una cantidad superior a 20 sean de color verde y las que tengan más de 15 (pero menos de 20 a color naranja).

 

Comprensión del orden de las reglas:

Cuando se utilizan varias condiciones, es importante asegurarse de que el orden de las condiciones es correcto.

En el ejemplo anterior, la condición de color verde está por encima de la condición de color naranja.

Si es al revés, todas las filas sólo serían de color naranja.

¿Por qué?

Como una fila donde la cantidad es superior a 20 (por ejemplo, 23) cumple ambas condiciones (= $ D2> 15 y = $ D2> 20). Y como la condición naranja es en la parte superior, tiene preferencia.

Puede cambiar el orden de las condiciones mediante los botones Subir / abajo.

Resalte las filas donde cualquier celda está en blanco

Si desea resaltar todas las filas donde hay alguna de las celdas en blanco, debe comprobar cada celda mediante un formato condicional.

Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Seleccione el conjunto de datos (A2: F17 en este ejemplo).
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.
  3. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en “Nuevas reglas”.
  5. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  6. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = COUNTIF ($ A2: $ F2, “”)> 0
  7. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color a Naranja.
  8. Haga clic en Aceptar.

La fórmula anterior cuenta el número de celdas en blanco. Si el resultado es superior a 0, significa que hay celdas en blanco en esta fila.

Si alguna de las celdas está vacía, resalta toda la fila.

relacionado: Lea este tutorial si sólo desea resaltar las celdas en blanco.

Resalte las filas según la selección desplegable

A los ejemplos tratados hasta ahora, se especificaron todas las condiciones con el cuadro de diálogo de formato condicional.

En esta parte del tutorial, te mostraré cómo hacerlo dinámico (de manera que pueda introducir la condición dentro de una celda a Excel y resaltará automáticamente las filas en función de ella).

A continuación se muestra un ejemplo, donde selecciono un nombre en el menú desplegable y se resaltan todas las filas con este nombre:

Estos son los pasos para crearlo:

  1. Cree una lista desplegable en la celda A2. Aquí he utilizado los nombres del representante de ventas para crear la lista desplegable. Aquí tiene una guía detallada sobre cómo crear una lista desplegable a Excel.
  2. Seleccione el conjunto de datos (C2: H17 en este ejemplo).
  3. Haga clic en la pestaña Inicio.
  4. En el grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional.
  5. Haga clic en “Nuevas reglas”.
  6. En el cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”, haga clic en “Usar una fórmula para determinar qué celdas hay que formatear”.
  7. En el campo de la fórmula, introduzca la siguiente fórmula: = $ E2 = $ A $ 2
  8. Haga clic en el botón “Formato”. En el cuadro de diálogo que se abre, configure el color a Naranja.
  9. Haga clic en Aceptar.

Ahora, cuando seleccione cualquier nombre del menú desplegable, resaltará automáticamente las filas donde el nombre es el mismo que ha seleccionado en el menú desplegable.

Para obtener más información sobre cómo buscar y resaltar a Excel? Consulte los vídeos siguientes.

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