Cómo se hace la ordenación de datos de varios niveles a Excel

 

En este tutorial, explico cómo hacer una clasificación a varios niveles a Excel. Puede ver el vídeo siguiente o leer el tutorial que hay debajo.

Cuando se trabaja con datos a Excel, la ordenación de los datos es una de las cosas habituales que puede que tenga que hacer.

En la mayoría de los casos, hay que ordenar una sola columna.

Pero, en algunos casos, puede que sea necesario ordenar dos columnas o más de dos.

Por ejemplo, el conjunto de datos siguiente, quiero ordenar los datos para la columna Región y después por la columna Ventas. Esto me permitirá ver qué representante de ventas ha funcionado bien en qué regiones.

ordenación de datos de varios niveles a Excel (por dos columnas): breve conjunto de datos sin clasificar

Aunque es sencillo ordenar los datos para una columna en Excel, a la hora de ordenarlas por dos columnas, necesita hacer un par de pasos adicionales.

En este tutorial, te mostraré dos maneras de hacer una clasificación de datos de varios niveles a Excel (es decir, ordenar por dos columnas)

Cuando ordene los datos mediante el cuadro de diálogo de ordenación, tiene la opción de añadir varios niveles.

Estos son los pasos para hacer una clasificación a varios niveles mediante el cuadro de diálogo:

  1. Seleccione el conjunto de datos que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña Datos.
  3. Haga clic en el icono de ordenación (la que se muestra a continuación). Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.ordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas): icono
  4. En el cuadro Ordenar el diálogo, haga las selecciones siguientes
    • Ordenar por (columna): región (este es el primer nivel de ordenación)
    • Ordenar a: valores
    • Orden: de la A a la Z
    • Si sus datos tienen cabeceras, asegúrese de que la opción “Mis datos tienen cabeceras” está marcada.ordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas): columna 1 del cuadro de diálogo de ordenación
  5. Haga clic en Añadir nivel (se añadirá otro nivel de opciones de ordenación).ordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas): añada un nivel
  6. En el segundo nivel de ordenación, haga las selecciones siguientes:
    • Luego, por (columna): ventas
    • Ordenar a: valores
    • Orden: de mayor a menorordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas): ordenar la columna del cuadro de diálogo y, por,
  7. Haga clic en Aceptar

Los pasos anteriores le darán el resultado tal como se muestra a continuación. Esto ordena los datos primero por región y después por columna Ventas. Tenga en cuenta que, ya que ordena la columna Región primero cuando se ordena la columna Ventas, la columna Región se mantiene sin cambios.

ordenación de datos de varios niveles a Excel (por dos columnas): cuadro de diálogo de datos ordenados

En este ejemplo, he ordenado los datos de dos columnas. También puede tener una clasificación de más de dos columnas. Todo lo que necesita hacer es añadir estos niveles de ordenación y especificar los detalles.

Nota: Aunque este método es más largo y hace varios pasos más (en comparación con el método de ordenación múltiple que se describe a continuación), recomiendo utilizarlo, ya que es menos confuso.

Ordenación a diversos niveles mediante iconos de ordenación

Poca gente conoce esta manera de hacer una clasificación de datos de varios niveles a Excel.

Esta técnica funciona de la misma manera con una diferencia menor: primero debe añadir el segundo nivel y luego pasar a la columna de ordenación del primer nivel.

Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Seleccione la columna que desee ordenar por última vez (en este caso, seleccione primero los datos de ventas: C1: C13).
  2. Haga clic en la pestaña Datos.
  3. En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el icono de Z a A. Esto ordenará los datos de ventas del más grande al más pequeño.ordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas) - za un icono
  4. El paso anterior hará que aparezca un cuadro de diálogo Aviso de ordenación. Asegúrese de que está seleccionado “Ampliar la selección”. Esto asegura que todo el conjunto de datos esté ordenado y no sólo los datos de la columna Ventas.Ordene la advertencia a Excel para ampliar la selección
  5. Haga clic en Ordenar.
  6. Seleccione la columna Región.
  7. En la pestaña Datos, haga clic en el icono de la A a la Z.ordenación de datos a varios niveles a Excel (dos columnas): icono de AAZ
  8. En el cuadro emergente del cuadro de diálogo Ordenar advertencia, asegúrese de que esté seleccionado “Ampliar la selección”.
  9. Haga clic en Ordenar.

Los pasos anteriores ordenarían los datos tal como se hacía en el primer método.

Aunque este método funciona bien, recomiendo utilizar el método bueno diálogo de ordenación.

El cuadro de diálogo Ordenar hace que sea menos propenso a errores (ya que puede ver qué niveles se ordenan en qué orden).

Además, hay más maneras de ordenar los datos con el cuadro de diálogo. Por ejemplo, puede ordenar una columna en función del color de la celda / fuente y también puede utilizar sus propios criterios de ordenación personalizados.

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