10 maneras para limpiar datos en Excel

Los datos constituyen la columna vertebral de cualquier análisis que haga a Excel. Y en cuanto a datos, hay muchas cosas que pueden salir mal, ya sea la estructura, la ubicación, el formato, los espacios adicionales, etc.

En esta entrada del blog, os mostraré 10 maneras sencillas de limpiar los datos a Excel.

1. Deshacerse de los espacios adicionales

Los espacios extra son dolorosamente difíciles de detectar. Aunque de alguna manera puede detectar espacios adicionales entre palabras o números, los espacios posteriores ni siquiera son visibles. Aquí hay una manera ordenada de deshacerse de estos espacios adicionales: utilice la función TRIM.

Sintaxis: TRIM (texto)

La función Excel TRIM toma la referencia de celda (o texto) como entrada. Elimina los espacios iniciales y finales, así como los espacios adicionales entre palabras (excepto espacios individuales).

2. Seleccione y trate todas las células en blanco

Las células en blanco pueden causar estragos si no se tratan previamente. A menudo me enfrento a problemas con celdas en blanco de un conjunto de datos que se utiliza para crear informes / tableros.

Es posible que desee llenar todas las celdas en blanco con ‘0’ o ‘No disponible’ o simplemente desea resaltarlo. Si hay un gran conjunto de datos, hacerlo manualmente puede tardar horas. Afortunadamente, hay una manera de seleccionar todas las celdas en blanco a la vez.

  1. Seleccione el conjunto de datos completo
  2. Pulse F5 (se abre el cuadro de diálogo Ir a)
  3. Haga clic en el botón Especial … (en la parte inferior izquierda). Se abre el cuadro de diálogo Ir a Especial
    Limpiar datos a Excel: vaya al cuadro de diálogo
  4. Seleccione En blanco y haga clic en Aceptar
    Limpiar datos a Excel: vaya al cuadro de diálogo Seleccione en blanco

Esto selecciona todas las celdas en blanco de su conjunto de datos. Si desea introducir 0 o No disponible en todas estas celdas, basta que lo escriba y pulse Control + Intro (Recuerde si sólo pulse Intro, el valor sólo se inserta en la celda activa).

3. Convertir los números almacenados como texto en números

A veces, al importar datos de archivos de texto o bases de datos externas, los números se almacenan como texto. Además, hay personas que suelen utilizar un apóstrofo ( ‘) antes de que un número para hacerlo texto. Esto puede crear problemas graves si utiliza estas celdas en los cálculos. Aquí hay una manera a prueba de engaño de convertir estos números almacenados como texto en números.

  1. A cualquier celda en blanco, escriba 1
  2. Seleccione la celda donde ha escrito 1 y pulse Control + C
  3. Seleccione la celda / el intervalo que desee convertir en números
  4. Seleccione Pega -> Pegar especial (atajo del teclado – Alt + E + S)
  5. En el cuadro Pega diálogo especial, seleccione Multiplicar (en la categoría de operaciones)
    Limpiar datos a Excel: multiplicar especialmente
  6. Haga clic en Aceptar. Esto convierte todos los números en formato de texto a números.

Puede hacer mucho más con pegar opciones de operaciones especiales. A continuación, se muestran varias otras maneras de multiplicarse a Excel mediante Pega especial.

4. Elimina los duplicados

Puede hacer dos cosas con los datos duplicadas: Destacar esto o bien Borrar.

  • Resalte los datos duplicadas:
    • Seleccione los datos y vaya a Inicio -> Formatear condicional -> Resalte las reglas de las celdas -> Valores duplicados.
    • Especifique el formato y se resaltarán todos los valores duplicados.
      Limpiar datos a Excel: resalte los duplicados
  • Eliminar los duplicados de los datos:
    • Seleccione los datos y vaya a Datos -> Eliminar duplicados.
    • Si sus datos tienen cabeceras, asegúrese de que la casilla de verificación de la parte superior derecha esté marcada.
    • Seleccione las columnas de las que desee eliminar los duplicados y haga clic en Aceptar.
      Limpiar datos a Excel: elimine la columna de selección de duplicados

Esto elimina los valores duplicados de la lista. Si desea que la lista original esté intacta, copie pegue los datos en otra ubicación y hágalo.

Relacionado: la guía definitiva para encontrar y eliminar duplicados en Excel.

5. Resalte los errores

Hay dos maneras de resaltar los errores en los datos a Excel:

Uso de formato condicional

  1. Seleccione el conjunto de datos completo
  2. Vaya a Inicio -> Formatear condicional -> Nueva regla
  3. En el cuadro de diálogo Regla de formateo nueva, seleccione “Formato sólo las celdas que contengan”
  4. En la descripción de la regla, seleccione Errores en el menú desplegable
  5. Establezca el formato y haga clic en Aceptar. Esto resalta cualquier valor de error al conjunto de datos seleccionado
    Limpiar datos a Excel: resalte los errores

Utilizando Go to Special

  1. Seleccione el conjunto de datos completo
  2. Pulse F5 (se abre el cuadro Ir al diálogo)
  3. Haga clic en el botón especial en la parte inferior izquierda
  4. Seleccione Fórmulas y desactive todas las opciones excepto Errores
    Limpiar datos a Excel: seleccione errores

Seleccionar todas las celdas que contienen un error. Ahora puede resaltar manualmente, suprimirlos o escribir cualquier cosa.

6. Cambie el texto a minúsculas / mayúsculas / minúsculas adecuadas

Cuando heredad un libro o importa datos de archivos de texto, a menudo los nombres o los títulos no son coherentes. A veces, todo el texto puede estar en minúsculas o mayúsculas o bien puede ser una combinación de ambos. Puede que todo sea coherente utilizando estas tres funciones:

LOWER (): convierte todo el texto en minúscula.
MAYÚS (): convierte todo el texto en mayúsculas.
CERCANO (): convierte todo el texto en mayúsculas y minúsculas.

7. Analiza los datos mediante el texto en la columna

Cuando obtiene datos de una base de datos o las importa de un archivo de texto, puede pasar que todo el texto esté restringido en una celda. Puede analizar este texto en varias celdas mediante la funcionalidad Texto a columna en Excel.
Limpiar datos a Excel: ejemplo de texto en columna

  1. Seleccione los datos / texto que desea analizar
  2. Ir a Datos -> Texto en columna (abre el asistente de texto en columnas)
    • Paso 1: seleccione el tipo de datos (seleccione Delimitado si los datos no están igualmente espaciadas y están separadas por caracteres tales como coma, guión, punto ..). Haga clic en Siguiente
      Limpiar datos a Excel: enviar un texto en la columna 1
    • Paso 2: seleccione Delimitador (el carácter que separa sus datos). Puede seleccionar un delimitador predefinido o cualquier otra cosa mediante la opción Otros
      Limpiar datos a Excel: enviar un texto en la columna 2
    • Paso 3: seleccione el formato de datos. Puede seleccionar la celda de destino. Si la celda de destino no está seleccionada, la celda actual se sobrescribe
      Limpiar datos a Excel: enviar un texto en la columna 3

Relacionado: extrae el nombre de usuario del identificador de correo electrónico mediante el texto a la columna.

8. Corrección ortográfica

Nada hace bajar la credibilidad de su trabajo que un error ortográfico.

Utilice el acceso rápido F7 para ejecutar una comprobación ortográfica de su conjunto de datos.

Aquí tenéis un tutorial detallado sobre cómo utilizar la corrección ortográfica a Excel.

9. Eliminar todo el formato

En mi trabajo, he utilizado varias bases de datos para obtener los datos en Excel. Cada base de datos tenía su propio formato de datos. Cuando tenga todos los datos en su sitio, a continuación le indicamos cómo puede eliminar todos los formatos al mismo tiempo:

  1. Seleccione el conjunto de datos
  2. Vaya a Inicio -> Borrar -> Borrar formatos
    Limpiar datos a Excel: borra los formatos

Del mismo modo, eliminar sólo los comentarios, los enlaces o el contenido.

10. Utilice Búsqueda y sustitución para limpiar datos a Excel

La búsqueda y la sustitución son indispensables a la hora de limpiar los datos. Por ejemplo, puede seleccionar y eliminar todos los ceros, cambiar referencias en fórmulas, buscar y cambiar el formato, etc.

Obtenga más información sobre cómo se puede utilizar Búsqueda y sustitución para limpiar datos.

Estas son mis 10 técnicas principales para limpiar datos a Excel. Si desea aprender algunas técnicas más, aquí hay una guía del equipo de MS Excel: Clean Fecha in Excel.

Si hay más técnicas que utilice, compartir con nosotros en la sección de comentarios.

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